Ile naprawdę kosztuje druk w organizacji
Faktura za toner to tylko część rachunku. Sprawdzamy, gdzie powstają ukryte koszty druku i jak je ograniczyć bez utrudniania pracy zespołom.
W wielu organizacjach koszty druku są rozproszone: urządzenia kupuje każdy dział osobno, materiały zamawiane są doraźnie, a serwis rozliczany z kilku budżetów. W efekcie nikt nie wie, ile naprawdę kosztuje jedna strona. Audyt druku zwykle pokazuje, że oszczędności są możliwe bez ograniczania pracownikom dostępu do drukarek.
Gdzie uciekają pieniądze
- Zbyt wiele urządzeń. Małe drukarki przy biurkach mają wysoki koszt wydruku i wymagają osobnych materiałów.
- Niewykorzystane wydruki. Dokumenty wysłane do drukarki i nigdy nieodebrane to częsty, łatwy do wyeliminowania koszt.
- Brak kontroli koloru. Druk w kolorze tam, gdzie nie jest potrzebny, podnosi rachunek kilkukrotnie.
- Doraźne zamówienia. Materiały kupowane w pośpiechu są droższe, a przestoje urządzeń opóźniają pracę.
Od czego zacząć
Pierwszym krokiem jest inwentaryzacja: jakie urządzenia pracują w organizacji, ile drukują i ile kosztuje ich utrzymanie. Na tej podstawie można zaplanować mniejszą liczbę wydajnych urządzeń wielofunkcyjnych w dobrze dobranych miejscach.
Zarządzanie drukiem
Centralne zarządzanie pozwala przypisać koszty do działów, ustawić domyślny druk czarno-biały i dwustronny oraz uruchomić wydruk po potwierdzeniu przy urządzeniu. Ta ostatnia funkcja ogranicza liczbę porzuconych wydruków i chroni poufne dokumenty przed przypadkowym odczytaniem.
Model rozliczeń
Coraz więcej organizacji wybiera dzierżawę sprzętu z opłatą za faktycznie wykonane wydruki. Koszty stają się przewidywalne, a serwis i dostawy materiałów są po stronie dostawcy.
Jeśli chcesz sprawdzić, ile kosztuje druk w Twojej organizacji, zacznij od krótkiego audytu. Pomożemy go przeprowadzić i przygotować rekomendacje dopasowane do potrzeb i budżetu.
